Хранение документов в организации
По общему правилу обработанные первичные документы, которые относятся к определенному учетному регистру (например, кассовые, банковские документы), подшивают в отдельные папки в хронологическом порядке.
На практике же каждый бухгалтер сам решает, как хранить документы. Это зависит и от размера предприятия, и от видов деятельности, и от способа организации бухгалтерского учета.
Например, выписанные в адрес предприятия счета на оплату многие бухгалтеры подшивают к платежным документам, а использованные командировочные удостоверения - к авансовым отчетам.
Одним словом, вы можете выбрать тот способ хранения первички, который наиболее удобен для вас. Главное, чтобы всегда можно было быстро найти необходимый документ.
Особый порядок предусмотрен для счетов-фактур. Полученные от поставщиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных покупателям, вы должны хранить в специальных журналах. Подробнее об этом вы можете прочитать в разделе "Счета-фактуры".
Если бухгалтерский учет вы ведете на компьютере, нужно делать бумажные копии первичных документов для других участников хозяйственной операции, а также по требованию налоговой инспекции и других контролирующих органов (п.7 ст.9 Федерального закона "О бухгалтерском учете").
Передача документов на хранение в архив
Если документов много и держать их негде, а срок хранения еще не истек, можно сдать их на хранение в архив - как государственный, так и частный.
Чтобы передать документы в Росархив, достаточно заключить договор с его территориальным отделением. В договоре, правда, указывается, что работники архива вправе приходить на предприятие с проверками. Это, конечно, может насторожить - проверяющих у любой организации и без того хватает. Однако на практике таких случаев всего два.
Во-первых, архивисты могут прийти по решению суда. Например, если в суд обратился бывший работник фирмы, отчаявшийся получить справку, подтверждающую его стаж. В этом случае сотрудники архива придут, чтобы выяснить, почему справка так и не была выдана и есть ли необходимые для ее составления документы.
Во-вторых, архивисты могут появиться в организации и по приглашению экспертов из инспекции Минтруда, если те в ходе своей проверки выявят нарушения правил ведения кадровых документов. Однако в этом случае визит специалистов из архива будет только на пользу самой фирме: они просто укажут на недостатки в работе с документами и дадут советы, как их исправить.
Есть и еще одно неудобство, вызванное сотрудничеством с архивом. Если вы сдали ему документы на хранение, придется смириться с тем, что уничтожить эти бумаги без разрешения сотрудников архива уже нельзя. На акте об уничтожении обязательно должна быть подпись архивного служащего.
Взять себе на сохранение ваши документы может не только государство, но и частная фирма, имеющая соответствующую лицензию. При этом частные фирмы, как правило, оказывают услуги не только по хранению, но также и по уничтожению документов, срок хранения которых истек.
И все-таки есть ситуация, когда придется контактировать с Росархивом независимо от того, заключен с ним договор или нет. Это происходит при ликвидации предприятия без правопреемника.
В этом случае все документы ликвидируемого предприятия, касающиеся его работников (учетные карточки, лицевые счета (а при их отсутствии - расчетные (расчетно-платежные) ведомости) и т.п.), а также документы, по которым еще не истек срок хранения, нужно обязательно сдать в местное отделение Росархива. Туда же надо сдать и все учредительные документы.
Ответственность за нарушения
правил хранения документов
Если налоговая инспекция в ходе проверки обнаружит, что у вас отсутствуют первичные документы, счета-фактуры или регистры бухгалтерского учета, она вправе оштрафовать вашу фирму.
Размер штрафа за такое нарушение:
5000 рублей, если нет бухгалтерских документов, относящихся к одному налоговому периоду;
15 000 рублей, если нет бухгалтерских документов за несколько налоговых периодов;
10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей, если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы (ст.120 НК РФ).
Имейте в виду, что истребовать документы фирмы налоговики могут только за три последних года, а хранить их вы обязаны четыре года. А это значит, что оштрафовать вашу фирму по статье 120 НК РФ за отсутствие бухгалтерских документов за последний (четвертый) год налоговики не вправе.
Кроме того, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов на руководителя фирмы может быть наложен административный штраф. Размер штрафа составляет от 2000 до 3000 рублей (п.15.11 КоАП РФ).
Обратите внимание: этот штраф может быть наложен как за несоблюдение бухгалтерского законодательства о порядке и сроках хранения бухгалтерских документов, так и за нарушение требований, предъявляемых Налоговым кодексом к хранению документов налогового учета.
Если налоговики обнаружат, что вы нарушили правила хранения учетных документов, они вправе составить протокол об этом нарушении и направить его мировому судье, который и будет решать, налагать на руководителя вашей фирмы штраф или нет.
Мировой судья может наказать за нарушение сроков хранения документов и по инициативе сотрудников архивной службы. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа составляет от 300 до 500 рублей (ст.13.20 КоАП РФ) и налагается на руководителя фирмы.
Под нарушением сроков хранения документов в данном случае понимается нарушение сроков, установленных в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций (утвержден Росархивом 6 октября 2000 года).
Во многих регионах России есть свое архивное законодательство, в котором предусмотрена административная ответственность за нарушение правил хранения архивных документов. В Москве, например, это Закон г. Москвы от 28 ноября 2001 г. N 67 "Об архивном фонде Москвы и архивах".
Однако помните: региональные власти могут устанавливать административную ответственность только в законе и за нарушения местного законодательства. При этом размер штрафа для должностных лиц не может превышать 5000 рублей (ст.3.5 КоАП РФ).
Если местные власти попытаются оштрафовать вас на основании норм, установленных не законом, а другим нормативным документом (указом, постановлением, распоряжением), или за нарушения не регионального, а федерального законодательства, или на сумму более 5000 рублей, обращайтесь в суд: у вас есть все шансы выиграть дело.
