Главная • Бухгалтеру • Полезные статьи • Как правильно хранить и уничтожать бухгалтерские документы?
После того как документы будут подшиты и укомплектованы они подлежат хранению на определенный срок, который указан законодательством. Согласно правилам, прежде чем сдать документы на хранение или же на уничтожение собирается комиссия, из квалифицированных работников.
Как хранить?
Но вот акционерные общества, все, же некоторые документы должны сохранять исключительно на месте своей работы, к примеру, такие как устав.
Если у вас большое предприятия, с активной деятельностью, то бухгалтерских бумаг на хранении будет много, а если бумаги вы планируете хранить в специализированной компании, то на это будет уходить приличная сумма. Поэтому чтобы сэкономить, можно сохранять документы в электронном виде, но здесь есть одно обязательное требование – все цифровые носители с информацией, о бухгалтерских и налоговых учетах должны иметь электронную подпись.
Что делать с бухгалтерскими документами, если организация ликвидируется?
В этом случае документы передаются на сохранение в государственный или муниципальный или государственный архив. А остальные бумаги, срок хранения, которых еще не истек, можно так же передать в архив, либо же хранить в каком-либо ином месте. Нужно отметить, что просто уничтожить документы нельзя, это запрещено законодательством, в противном случае такое действие может вызвать проблемы со стороны правоохранительных органов. Если же компания подлежит реорганизации, тогда все документы, в том числе и сдача налоговой отчетности, передается компании или же компаниям правопреемникам.
Как уничтожать документы?
Прежде чем уничтожить документы, составляется специальный акт, который обязательно должен быть подписан руководителем предприятия. При этом не обязательно указывать реквизиты всех бумаг, которые будут уничтожаться. К примеру, достаточно указать группу с единым наименованием, к примеру, счета-фактуры.
Согласно закону, документы подлежащие уничтожению необходимо передать определенным фирмам, которые занимаются переработкой бумаги. Такая передача обязательно должна быть подвержена накладной. Погрузка, транспортировка и выгрузка документов должна происходить в присутствии сотрудника, который отвечает за сохранность документов.
Можно так же воспользоваться специальной техникой, которая уничтожает бумагу.
Так же можно сжечь документы или же просто их выкинуть, но несанкционированное сжигание документов – это нарушение экологического законодательства.
