Главная • Бухгалтеру • Полезные статьи • Электронный оборот документов: плохо или хорошо?
Компьютер и интернет позволили существенно сократить расстояния, точнее даже свести их на «нет», и этим очень быстро воспользовались предприятия. Особенно скорость действия и решения важна в данный момент, когда порой каждая минута может стать судьбоносной в современном бизнесе.
Быстро и удобно
В настоящее время, когда компьютеризация всех офисов стало нормальным явлением, даже скорее обязательным стало возможно проводить документы между предприятиями по электронной почте. Преимущество такой коммуникации весьма сложно переоценить, ведь используя электронную сеть, сотрудники офисов могут получить всю нужную информацию, не выходя из своего кабинета. Да и к тому же такой способ позволяет производить обмен документацией с контрагентами, и для этого не нужно ехать в нужную компанию или же ждать когда придут (отправлять самим) документы по почте. Особенно это удобно когда контрагент располагается в другом городе, ведь для того чтобы ваш бухгалтер или нанятая вами бухгалтерская фирма могла произвести точный учет, необходимы документы, а если сделка совершалась в конце отчетного периода, то документы часто просто не успевают дойти вовремя.
Конечно, есть еще факс, но согласно законодательству за такой документ проверяющие службы могут оштрафовать.
Электронный документ
Согласно законодательству предприятие имеет право составлять сводные и первичны документы как в традиционно бумажном виде, так и в электронном формате. Но если ваша компания решила воспользоваться электронным форматом документов, то тогда вам обязательно потребуется изготовить за свой счет копии в бумажном виде для своих партнеров, а так, же по требованию суда, контролирующих органов, прокуратуры.
Необходимо так же помнить о хранении документов, их срок хранения должен быть не меньше чем пять лет. При этом если какой-либо документ будет утерян или же поврежден вся ответственность ляжет на руководителя этой организации. Многие просто дублируют документ, то есть сохраняют документацию, как в электронном виде, так и в бумажном, кстати, это в настоящий момент достаточно распространенный вариант. Налоговая отчетность может так же храниться в электронном виде, но при одном условии – такой документ должен иметь надежную защиту от несанкционированных исправлений.
Счет-фактура
Несмотря на вышеперечисленные документы, все же существует исключения, согласно которым данный документ должен быть только в бумажном формате – это счета-фактуры. Любая бухгалтерская компания, предприниматель, фирма и т.п., должны представлять эти документы только на бумаге. Все дело в том, что кодекс налоговой не позволяет, а точнее не предусматривает для какой-либо организации или компании при расчетах на добавленную стоимость возможности выставлять этот документ в электронном формате. Но по утверждению специалистов существует большая вероятность того что в скором времени будут возможны и электронные счета-фактуры.
