ДЛЯ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ В ПЕНСИОННЫЙ ФОНД РФ
Сведения о застрахованных лицах для
персонифицированного учета вы можете подавать по выбору (п. п. 6, 13, 14
Инструкции N 192п):
- в бумажном виде;
- в электронном виде по каналам связи (если
электронное представление заверено электронной подписью). Порядок электронного
обмена документами между страхователями и территориальными отделениями ПФР
определен Распоряжением Правления ПФР от 11.10.2007 N 190р "О внедрении
защищенного электронного документооборота в системе индивидуального (персонифицированного)
учета для целей обязательного пенсионного страхования".
Если вы подаете документы в бумажном варианте, вам
нужно сгруппировать их в комплекты (пачки). Так определено п. 6 Инструкции N
192п.
Каждая пачка должна содержать документы только одного
наименования. Причем в нее надо включать не более 200 документов. Для формы
СЗВ-4-2 пачка должна быть представлена не более чем на 200 застрахованных лиц
(п. п. 6, 10 Инструкции N 192п).
Например, если вы передаете в Пенсионный фонд РФ
формы СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2, то их нужно сгруппировать по
отдельным пачкам.
А если сведения по форме СЗВ-4-1 вы
подаете, в частности, на 350 физических лиц, то в этом случае также надо
сформировать два комплекта.
В отдельные пачки также формируются сведения по
формам СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 (п. 11 Инструкции N 192п):
- по застрахованным лицам, выходящим на пенсию;
- подаваемые на различные категории застрахованных
лиц;
- содержащие корректирующие сведения;
- содержащие отменяющие сведения.
Кроме того, сведения по форме СЗВ-4-2 представляются
в отдельных пачках по работникам, работающим в различных территориальных
условиях.
Все сведения должны быть заверены подписью
руководителя и печатью организации (п. 33 Инструкции N 318, п. 9 Инструкции N
192п). Право подписывать такие документы руководитель может передать другому
лицу, оформив для этого приказ (иной распорядительный документ) или
соответствующую доверенность (Решение Верховного Суда РФ от 22.07.2008 N
ГКПИ08-1497).
Как мы указывали выше, все передаваемые документы
должны сопровождаться описью по форме АДВ-6-1. Причем эта опись составляется
отдельно на каждую пачку документов (п. 7 Инструкции N 192п).
Например, организация "Альфа"
сформировала четыре пачки документов. На каждую из них нужно
составить опись по форме АДВ-6-1.
Опись подписывается исполнителем, заверяется подписью
руководителя (доверенного лица) и печатью организации. Когда сведения
представляет страхователь, который не является юридическим лицом, опись
заверяется его личной подписью (п. 8 Инструкции N 192п).
Зачастую территориальные органы Пенсионного фонда РФ
помимо описей требуют от страхователей составлять еще пояснительную записку к
представляемым сведениям. Формы пояснительной записки, предложенные Отделением
ПФР по г. Москве и Московской области, вы можете посмотреть в справочном
материале "Информация о пояснительных записках, представляемых в
территориальные органы ПФР, подведомственные Отделению ПФР по г. Москве и
Московской области (по состоянию на 07.05.2008)". Так, согласно этим
формам в записке нужно указать суммы взносов по каждой пачке сведений, а также
итоговые суммы взносов по всем работникам.
Отметим, что вы не обязаны представлять такую
пояснительную записку и тем более не должны соблюдать ее форму, которую
рекомендуют органы Пенсионного фонда РФ. Ведь ни Закон N 27-ФЗ, ни Инструкция N
318, ни Инструкция N 192п таких правил не устанавливают.
Однако если ваше территориальное отделение ПФР
пояснительную записку требует и спорить с сотрудниками Фонда вы не хотите, то
ее лучше все же приложить к сведениям. Форму записки рекомендуем уточнить
непосредственно в вашем территориальном отделении.
Бывает, что территориальное отделение Пенсионного
фонда РФ находит ошибки в представленных документах. В таком случае оно
возвращает документы страхователю. Дело в том, что Фонд не вправе вносить в
лицевые счета данные документов, которые оформлены с нарушениями. В таких
случаях в течение двух недель после уведомления об ошибках вы должны
представить в Пенсионный фонд РФ уточненные сведения (п. п. 34, 36 Инструкции N
318).
