Услуги

Командировка есть, а документов - нет!

К. Л. Рябцев, обозреватель «Федерального агентства финансовой информации»

Работник, направленный в командировку, может неожиданно для себя потерять, например, билеты или чеки ККМ. Как известно, эти документы подтверждают командировочные расходы, и их наличие обязательно для целей налогового учета. Как компенсировать в таком случае расходы сотрудника и какими налоговыми последствиями это грозит, рассказали эксперты журнала «Практическая бухгалтерия».

Проезд подтвердит и заявление

Расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами, исключение составляют только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие документы, подтверждающие израсходованные суточные к авансовому отчету прилагать не надо.

Другое дело затраты на проезд. Их подтверждением служат авиа или железнодорожные билеты. Но что же делать, если работник потерял билет? Он может написать заявление о том, что билеты утеряны, и попросить возместить понесенные расходы. Но выплата такой компенсации для предприятия и для работника будет иметь определенные налоговые последствия.

Прежде всего отметим, что компенсировать всю сумму понесенных работником затрат на проезд, скорее всего, не получится. Дело в том, что согласно пункту 19 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 о служебных командировках, оплата проезда при отсутствии подтверждающих документов осуществляется по минимальной стоимости (далее – Инструкция № 62).

Иными словами, при утрате работником билетов руководитель фирмы вправе принять решение о возмещении расходов по стоимости самой дешевой транспортировки до места командировки и обратно:

• самолетом – места эконом-класса;
• железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
• водным транспортом – в каюте Х группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
• автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.

Таким образом, основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление командированного работника с визой руководителя и указанием суммы возмещения, определенной по минимальной стоимости, которую необходимо подтвердить справкой транспортной службы.

Сумму компенсации, выплаченную по заявлению, нельзя принять в налоговом учете. А все потому, что нет первичного документа – соответственно, нет и документального подтверждения, которое является главным условием для учета расходов при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК).

Начислять на сумму компенсации ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд не нужно. Ведь ЕСН не облагаются выплаты, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 3 ст. 236 НК). Страховые взносы в Пенсионный фонд начисляются на те же выплаты, что и ЕСН. Так установлено в пункте 2 статьи 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

Согласно статье 217 Налогового кодекса НДФЛ не удерживается с компенсации сотруднику расходов на проезд, фактически произведенных и документально подтвержденных. Таким образом, затраты на оплату проезда, не подтвержденные документами, подлежат включению в налогооблагаемый доход работника.

Дубликат может обосновать расходы

Итак, следует вывод, что заявления работника с просьбой оплатить расходы по проезду, а также положительной резолюции или приказа руководителя об их возмещении недостаточно для того, чтобы компенсация не включалась в доход работника и учитывалась в налоговых расходах.

Полностью возместить сотруднику его расходы и не платить лишних налогов можно, например, запросив дубликаты билетов и справку, подтверждающую факт их покупки в кассе вокзала или аэропорта. Выдача подобных документов для них не редкость.

Кроме того, на наш взгляд, со стоимости компенсации за утерянные авиабилеты, даже если нет поименованных выше документов, НДФЛ можно не удерживать. Дело в том, что при посадке в самолет работник получает посадочный талон. Если он не был потерян вместе с билетом, то вполне может послужить документом, подтверждающим, что работник перелетал к месту командировки и обратно.

Кто оплатит проживание?

Вместе с билетом работник может «посеять» и счет за проживание в гостинице.

До 1 января 2003 года в том случае, если командированный работник не предъявит для оплаты документы, подтверждающие наем жилого помещения, в качестве компенсации расходов ему выплачивалась сумма в размере не менее 12 рублей за сутки. Такой норматив был установлен приказом Минфина России от 6 июля 2001 г. № 49н. Но с выходом постановления правительства от 2 октября 2002 г. № 729 этот документ утратил силу.

Есть еще один нормативный акт, в котором речь идет о нормах выплаты командированным за проживание в случае утери счета из гостиницы – упомянутая выше Инструкция № 62. Но указанные в ней суммы очень малы.

Вместе с тем, согласно трудовому законодательству, работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные со служебной командировкой. При этом в статье 168 Кодекса сказано, что порядок и размеры возмещения затрат определяются коллективным договором. Следовательно, условия выплаты компенсации расходов, не подтвержденных документально, фирма может установить самостоятельно, главное, не забыть все это прописать в договоре.

Независимо от суммы, которую вы выплатите работнику в качестве компенсации, учесть ее при расчете налога на прибыль все равно нельзя. Опять-таки действует правило документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК). Соответственно в налоговую базу по ЕСН она тоже не попадет. Что касается НДФЛ, ситуация здесь такая же, как и в случае с компенсацией стоимости проезда.

Универсальный вариант

Есть вариант, при котором будут соблюдены все требования нормативных документов и работник ничего не потеряет. Для этого нужно сделать следующее.

Во-первых, стоимость утерянных билетов и счетов за проживание можно компенсировать, как требует того Инструкция о служебных командировках № 62, по минимуму. С выплат удержать НДФЛ.

Во-вторых, определить денежную «потерю» работника. Сюда входит доплата до фактической суммы расходов и сумма удержанного с компенсации НДФЛ.

И, наконец, в-третьих, выплатить сотруднику премию за профессиональные успехи. Ее сумма должна быть равной сумме доплаты вместе с удержанным НДФЛ плюс 13 процентов (налог, который будет удержан с премии). В этом случае работнику будет компенсирована фактическая сумма затрат. Кроме того, премию производственного назначения можно будет учесть в налоговых расходах.

Доказал проживание – и нет проблем

Однако наличие документов, подтверждающих проживание, отнюдь не панацея от претензий налоговых инспекторов. Дело в том, что в качестве подтверждения расходов по найму жилого помещения и оплате брони работником должен быть предъявлен счет по форме № 3-г, утвержденной приказом Минфина от 13 декабря 1993 г. № 121. Это документ строгой отчетности, заменяющий применение ККМ (Закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Но иногда в гостиницах в подтверждение оплаты выдают приходный кассовый ордер, квитанцию или вовсе неизвестный бухгалтерской науке документ. Вопреки распространенному мнению инспекторов, даже в этом случае затраты по найму жилья можно учесть в расходах. Дело в том, что Налоговый кодекс не уточняет, какими именно документами должны быть подтверждены командировочные суммы. Поэтому инспекция обязана принимать любой документ, составленный по правилам бухгалтерского учета.

Подтверждает это и сложившаяся арбитражная практика. Во время выездной проверки ООО «Петромонтаж» инспекция решила, что некоторые командировочные расходы фирмы неправильно оформлены. Затраты на проживание в гостинице были задокументированы квитанцией, которая не является бланком строгой отчетности. При этом чека ККМ из гостиницы тоже не было. Инспекторы доначислили фирме налог на прибыль и пени. ООО «Петромонтаж» с такими выводами проверяющих не согласилось и обратилось с иском в суд.

Суд поддержал фирму и отменил требования контролеров. Первичный документ, подтверждающий затраты на проживание, содержал все необходимые реквизиты, предусмотренные действующим законодательством: наименование, дату составления, содержание операции, подписи должностных лиц. Следовательно, он может служить подтверждением расходов по найму жилья (постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 февраля 2004 г. № А56-14779/03).

На самом деле во время командировки работник может проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении.

В таком случае расходы по найму жилья может подтвердить документ, составленный в произвольной форме (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 4 июня 2003 г. по делу № А56-26589/02). Важно лишь, чтобы в нем были указаны стоимость проживания, дата, наименование организации и стояла подпись.

Но все же лучше, если расходы по найму жилья будут подтверждены бланками строгой отчетности. Дело в том, что на их основании можно без вопросов принять к вычету НДС, который входит в стоимость гостиничных услуг.

Источник информации: "Федеральное агентство финансовой информации"