Справка о доходах физических лиц (форма 2-НДФЛ)
О. М. Никитина, эксперт "Федерального агентства финансовой информации"
Изменилась форма справки
Начнем с того, что ФНС не заставила бухгалтеров себя долго ждать и уже 25 ноября 2005 г. выпустила приказ № САЭ-3-04/616@, в котором утвердила новую форму справки 2-НФДЛ. 20 декабря 2005 г. документ был зарегистрирован в Минюсте за № 7293. Напомним, что до этого момента справка не изменялась с 2003 года, и отчетность по доходам физических лиц за 2004 год фирмы сдавали по форме, утвержденной приказом МНС от 31 октября 2003 г. № БГ-3-04/583. При этом письмо о разрешении сдачи отчетности на старых бланках ведомство выпустило только 14 февраля 2005 года, чем заставило понервничать многих бухгалтеров.
Большинство изменений носит непринципиальный характер, однако есть и одно существенное новшество. Если раньше все доходы сотрудника, облагаемые по разным ставкам, указывались в соответствующих разделах одной справки, то теперь нужно будет подавать несколько справок. Например, если налоговый агент выплачивал физическому лицу доходы, облагаемые по трем ставкам: 9, 13 и 30 процентов, то по окончании налогового периода ему нужно представить в инспекцию три справки по форме 2-НДФЛ. Ставка налога при этом указывается в заголовке раздела 3 справки о доходах.
Новшества, действующие с 2005 года
Перед заполнением формы 2-НДФЛ важно также получить четкое представление о том, какие преобразования в законодательстве, касающиеся налога на доходы физических лиц, начали действовать в 2005 году. Кратко на них остановимся.
С 1 января текущего года был увеличен размер стандартного налогового вычета на каждого ребенка. Вместо 400 рублей (именно на эту сумму ранее уменьшалась налогооблагаемая база сотрудника) он теперь составляет 600 рублей (см. Закон от 29 декабря 2004 г. № 203 "О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации").
Кроме того, теперь организация может предоставить сотруднику - покупателю жилья имущественный вычет в размере 1 000 000 рублей (см. Закон от 20 августа 2004 г. № 112-ФЗ "О внесении изменений в статьи 220 и 224 Налогового кодекса Российской Федерации"). Для этого работнику нужно принести в бухгалтерию специальное уведомление из налоговой инспекции, где он состоит на учете. Форма такого уведомления установлена приказом ФНС от 7 декабря 2004 г. № САЭ-3-04/147.
Изменения коснулись также состава профессиональных вычетов, предусмотренных статьей 221 Налогового кодекса. Теперь налогоплательщик может включить в их число расходы на государственную пошлину, уплаченную в связи с профессиональной деятельностью (см. Закон от 2 ноября 2004 г. № 127-ФЗ "О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации").
С начала 2005 года изменились некоторые расчетные ставки НДФЛ. В частности, с 6 до 9 процентов возросла ставка, по которой облагаются дивиденды, полученные от долевого участия в деятельности организаций (см. Закон от 29 июля 2004 г. № 95-ФЗ "О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации и признании утратившими силу некоторых законодательных актов о налогах и сборах").
Если налогоплательщик получил в течение 2005 года кредит для строительства нового жилья либо приобретения дома или квартиры, то его материальная выгода будет облагаться НДФЛ по ставке 13 процентов (ранее такие доходы облагались по ставке 35 процентов). Эти изменения были внесены согласно Закону от 20 августа 2004 г. № 112-ФЗ. Но обратите внимание, что данные нововведения не касаются других видов целевых займов, а действуют лишь в отношении "жилищных".
Порядок заполнения и представления
Новые справки о доходах по форме 2-НДФЛ необходимо представить в ИФНС по месту учета организации не позднее 1 апреля 2006 года. Данная обязанность установлена пунктом 2 статьи 230 Налогового кодекса. Поскольку в наступившем году вышеупомянутая дата приходится на выходной день, то последним днем сдачи справок будет 3 апреля. В том случае, если организация подаст в налоговую инспекцию справки о доходах не вовремя, ее оштрафуют на 50 рублей за каждую непредставленную справку (п. 1 ст. 126 НК). Кроме того, за это оштрафуют и руководителя на 300 - 500 рублей (ст. 15.5 КоАП).
Справку составляют на каждого работника, а также на граждан, которые получали доход от организации по гражданско-правовым договорам. Данную форму не надо заполнять на тех сотрудников, которые предъявили сведения о своей регистрации в качестве предпринимателей.
Заполнять справку необходимо на компьютере или пишущей машинке, оформлять ее от руки запрещено.
Удержанную или подлежащую удержанию с работника сумму налога на доходы отражают в форме 2-НДФЛ только в целых рублях. Все остальные суммы прописывают в рублях и копейках (через точку). Если копейки в тех или иных данных отсутствуют, то в справке ставятся два нуля. В случае, когда значения какого-либо показателя не существует вообще, то соответствующую строку справки не заполняют. Обратите внимание: незаполненные поля прочеркивать нельзя.
Помимо прочего в справке необходимо также указать следующие коды:
- вида документа, который удостоверяет личность получателя дохода;
- полученных доходов;
- налоговых вычетов;
- региона Российской Федерации или страны, где проживает налогоплательщик.
Значения всех этих кодов можно найти в приложении 2 "Справочники" к форме № 2, утвержденной новым приказом.
Сдавать заполненные формы 2-НДФЛ в налоговую инспекцию организации могут двумя способами.
В общих случаях Налоговый кодекс предусматривает сдачу формы 2-НДФЛ в электронном виде - на дискетах или через телекоммуникационные каналы связи (п. 2 ст. 230 НК) - при этом варианте формы заполняются с помощью специальной программы, которую можно получить в налоговой инспекции. Для этого представитель фирмы должен принести инспекторам несколько дискет для записи этой программы. Затем она устанавливается на компьютере, где будет производиться заполнение отчетности. К сведению налогоплательщиков: изменен формат файла для преставления отчета по справкам 2-НДФЛ на магнитных носителях. Теперь этот файл готовится на основе XML (электронные таблицы Excel), а не TXT (текстовый редактор NotePad - Блокнот). После заполнения справок их нужно записать на пустую дискету, которую затем относят в инспекцию.
Пунктом 2 статьи 230 Налогового кодекса также предусмотрена сдача информации о доходах физических лиц на бумажном носителе. Однако выбрать этот способ вправе только те фирмы, штат сотрудников которых составляет не более 10 человек. Кроме них налоговые службы могут предоставить это право "в исключительных случаях, с учетом специфики деятельности и места нахождения организации". Такие организации могут приобрести бланки справок по форме 2-НДФЛ в магазине либо распечатать на принтере. Затем их заполняют и, не прошивая, сдают в инспекцию.
Раньше, следуя Порядку представления, описанному в приказе МНС от 31 октября 2003 г. № БГ-3-04/583, помимо формы 2-НДФЛ фирмы должны были представлять работникам налоговой службы два экземпляра бланка специального реестра (списка всех справок). Форма реестра приводилась в пункте 6.1.1 приложения к форме № 2-НДФЛ. Работник ИФНС должен был проверить принесенную дискету либо просмотреть на правильность заполнения "бумажные" справки. После этого он составлял два протокола приема, а после проверки возвращал организации по одному экземпляру реестра и протокола. Однако в приказе, который вышел в ноябре 2005 г., о порядке представления ничего не сказано. Пока никаких комментариев по новому документу не существует, поэтому остается неизвестным, надо ли сдавать в инспекцию реестр и как оформлять передачу сведений.
Для того чтобы разобраться с порядком заполнения новой формы 2-НДФЛ, приведем простой пример.
Пример
Работник ЗАО "Гармония" А.Н. Мясоедов является одним из его учредителей. В 2005 году Мясоедову установлен оклад в размере 5600 рублей (код дохода - 2000).
Помимо зарплаты в 2005 году Мясоедов получил следующие доходы:
- в феврале - материальную помощь в связи с тяжелым финансовым положением в сумме 5000 рублей (код дохода - 2760);
- в апреле - материальную выгоду от приобретения у фирмы товаров по сниженным ценам в сумме 12 000 рублей (код дохода - 2630);
- в мае, июне, июле - материальную выгоду по заемным средствам, полученным от фирмы, в сумме 800 рублей за каждый месяц (код дохода - 2610).
Общая сумма материальной выгоды составила:
800 руб. x 3 мес. = 2400 руб.;
- в августе - подарок стоимостью 3000 рублей (код дохода - 2720);
- в ноябре - материальную помощь в связи со смертью члена семьи в сумме 7000 рублей (в справке не указывается);
- в декабре - дивиденды в сумме 25 000 рублей, выплаченные за 9 месяцев 2005 года (код дохода - 1010).
А.Н. Мясоедов не имеет права на стандартные налоговые вычеты в размере 3000 и 500 рублей, поэтому ему полагается стандартный налоговый вычет в размере 400 рублей.
Мясоедов имеет двоих детей в возрасте четырех и восьми лет.
Следовательно, ему надо предоставить налоговый вычет в размере 600 рублей на каждого ребенка.
Сумма подоходного налога, удержанная с дохода Мясоедова в 2005 году, составила:
- с доходов, облагаемых по ставке 9 процентов, - 2250 руб. (25 000 руб. x 9%);
- с доходов, облагаемых по ставке 13 процентов, - 10 036 руб. (77 200 руб. x 13%);
- с доходов, облагаемых по ставке 35 процентов, - 840 руб. (2400 руб. x 35%).
Следовательно, на А.Н. Мясоедова необходимо заполнить три справки 2-НДФЛ. В примере мы рассмотрим заполнение только одной формы - по ставке 13%.
В разделе 3 формы 2-НДФЛ ответственное лицо ЗАО "Гармония" должно указать каждый вид дохода Мясоедова за 2005 год, облагаемый по ставке 13% (зарплата, матпомощь и т. д.).
В строке, где будет отражаться размер матпомощи и стоимость ценного подарка, необходимо будет прописать суммы вычетов по ним.
В разделе 4 указываются стандартные и имущественные вычеты, на которые Мясоедов имеет право.
Так как доход А.Н. Мясоедова превысил 20 000 рублей в апреле 2005 года, он имеет право пользоваться стандартным налоговым вычетом в размере 400 рублей только в январе, феврале и марте 2005 года. Вычетом в размере 600 рублей на каждого ребенка он может пользоваться до апреля включительно.
Суммы стандартных налоговых вычетов, на которые Мясоедов имеет право, составят соответственно 1200 и 4800 рублей. Именно эти суммы прописываются в четвертом разделе (этот раздел необходимо заполнять только при отражении дохода, облагаемого по ставке 13%).
Далее ответственному лицу ЗАО "Гармония" необходимо будет заполнить раздел 5 "Общая сумма дохода и налога на доходы по итогам налогового периода".
Чтобы заполнить пункт 5.1, необходимо сложить показатели из раздела 3.
Общая сумма доходов А.Н. Мясоедова, которую ответственное лицо укажет в пункте 5.1, составит:
67 200 руб. + 12 000 руб. + 3000 руб. + 5000 руб. = 87 200 руб.
В пункте 5.2 будет указана сумма дохода Мясоедова за минусом налоговых вычетов.
Налоговые вычеты указаны в столбце "Сумма вычета" раздела 3, а также в пункте 4.1. Следовательно, в пункт 5.2 будет записана следующая сумма:
87 200 руб. - (2000 руб. + 2000 руб. + 1200 руб. + 4800 руб.) = 77 200 руб.
Общая сумма налога, удержанная с доходов А.Н. Мясоедова в 2005 году по ставке 13%, составит:
77 200 руб. х 13 % = 10 036 руб.
Справка о доходах Мясоедова за 2005 год будет заполнена так:
В соответствии с Рекомендациями по заполнению новой формы подписывать форму 2-НДФЛ может лицо, ответственное за ее подготовку, - налоговый агент. Напомним, что под предыдущей формой ставить подпись мог только главный бухгалтер организации. Индивидуальные предприниматели подписывать справку о доходах за 2005 год должны самостоятельно.
О том, что будет в 2006-м
К сведению читателей: в этом году законодатели выпустили документ, который частично затрагивает главу 23 Налогового кодекса, посвященную НДФЛ (см. Закон от 30 июня 2005 г. № 71-ФЗ). В соответствии с ним с 1 января 2006 года изменяется сумма, которая не будет облагаться подоходным налогом при выплате сотруднику материальной помощи. Вместо 2000 рублей, без налоговых последствий можно будет выплатить работнику 4000 рублей (п. 28 ст. 217 НК - новая редакция).
Такой же порог установлен и для других "даров":
- подарков;
- любых выигрышей и призов, полученных посредством участия в рекламных кампаниях;
- стоимости медикаментов, назначенных лечащим врачом самому сотруднику, его супруге, родителям, детям, а также бывшим работникам-пенсионерам.
При этом расходы надо будет подтвердить документально.
Источник информации: "Федеральное агентство финансовой информации"
